Inholland | Visie ontwikkeling Smart Campus

Inleiding

Inholland benaderde ons met een duidelijke behoefte: “We hebben met een groep gebruikers al veel inzichten verzameld en willen deze vertalen naar een organisatiebreed verhaal. Onze eerste gedachte was een soort customer journey, waarbij duidelijk wordt hoe een gebruiker door onze smart campus wordt ondersteund. Kunnen jullie ons verder helpen?

Het doel is om de visie van de ‘smart campus’ helder op papier te krijgen en deze effectief te communiceren naar alle vestigingen. De basis voor deze visie is al gelegd in verschillende sessies, waar belangrijke inzichten zijn verzameld. Nu is het tijd om deze inzichten te integreren en om te zetten in een samenhangend verhaal.

Onze Aanpak

Om deze uitdaging aan te gaan, hebben we een gestructureerd proces opgezet dat bestaat uit drie sessies. Het doel is om samen te werken aan een praatplaat die de visie van de smart campus op een visuele en begrijpelijke manier weergeeft. Dit proces is niet alleen gericht op het creëren van een eindproduct, maar juist ook op het betrekken van alle stakeholders en het waarborgen van een breed draagvlak binnen de organisatie. Dit zag er als volgt uit:

• Sessie 1 - vaststellen kaders en informatie visie smart campus

• Sessie 2 - inhoud smart campus verbeelden tot eerste schets concept

• Sessie 3 - concept presenteren en feedback ophalen plus verwerken

Sessie 1: Werken aan een gedeeld beeld

De eerste sessie is cruciaal voor het leggen van een stevige basis. We begonnen met het vaststellen van de kaders en het verzamelen van informatie over de visie van de smart campus. Dit deden we in zeven stappen, waarbij we verschillende methoden en modellen toepassen om de inhoud te structureren en te verduidelijken.

Stap 1: Intake Canvas 

In deze eerste stap gebruiken we een zelf ontwikkeld intake canvas. Dit canvas helpt ons om de inhoud en het eindresultaat te kaderen. We onderzoeken wat de vraag achter de vraag is en welke specifieke behoeften er zijn binnen Inholland. Dit zorgt ervoor dat we met de juiste focus aan de slag gaan.

Stap 2: Golden Circle (Simon Sinek) 

Vervolgens hebben we het model van Simon Sinek toegepast, de Golden Circle. Dit model helpt ons om de de reeds opgehaalde informatie op meta-niveau te scheiden. We kunnen daarmee starten met een door ons vooringevuld canvas, deze met de groep aanscherpen en distilleren zo de ‘why, how en what’. Door deze structuur aan te brengen, kunnen we de informatie beter kaderen en de essentie van de visie helder krijgen.

Stap 3: Mission Statement 

In deze stap dagen we de deelnemers uit om in groepjes een mission statement te formuleren. Dit is een krachtige zin of verzameling woorden die de kern van de visie vastlegt. We bespreken voorbeelden van succesvolle mission statements van andere organisaties, zoals Philips en Nike, om inspiratie op te doen. Het doel is om tot een gezamenlijke formulering te komen die de visie van de smart campus weerspiegelt. En daarmee dwingt om de kern krachtig te formuleren.

Stap 4: Customer Journey 

We creëren een customer journey door een ideale dag in het leven van zowel de student als de medewerker te doorleven. Dit helpt ons om te begrijpen welke ervaringen zij hebben en hoe deze aansluiten bij de visie van de smart campus. Door deze ervaringen visueel in kaart te brengen, krijgen we een beter beeld van de impact van de smart campus op de gebruikers.

Stap 5: Value Proposition Canvas 

Met het Value Proposition Canvas zoomen we vervolgens in op de behoeften van Inholland, de medewerkers en de gebruikers. We onderzoeken wat hen blij maakt en waar ze tegenaan lopen. Dit helpt ons om te controleren of de oplossingen die we bedenken daadwerkelijk aansluiten bij de problemen die we willen oplossen.

Stap 6: Metaforen (optioneel) 

Metaforen kunnen een krachtig hulpmiddel zijn om complexe ideeën te verduidelijken. In deze stap onderzoeken we welke metaforen kunnen helpen om de visie op de smart campus uit te leggen. Dit kan de communicatie vergemakkelijken en de betrokkenheid van medewerkers en studenten vergroten.

Stap 7: Wat is het niet? 

Een cruciaal onderdeel van het proces is het scherpstellen van wat de visie niet is. We gebruiken een parkeerflap om tijdens elke stap bij te houden welke aspecten we niet willen opnemen. Dit helpt ons om de focus te behouden en te voorkomen dat we afdwalen van de kern van de visie.

Na het doorlopen van deze stappen waren we in staat om te starten met het schrijven van een one-pager die de visie bondig weergeeft. Dit document vormde de kern voor de vervolgstappen.

Sessie 2: Inhoud verbeelden tot eerste schets

In de tweede sessie zijn we aan de slag gegaan met het verbeelden van de inhoud. Op basis van de informatie en inzichten die we in de eerste sessie hebben verzameld, beginnen we met het maken van een eerste schets van de praatplaat. Dit is een creatief proces waarin we de ideeën en concepten visueel vormgeven.

We gebruiken de input van de deelnemers om verschillende elementen van de smart campus te verbeelden. Dit kan variëren van iconen en symbolen tot kleuren en vormen die de visie ondersteunen. Het doel is om een visuele representatie te creëren die niet alleen informatief is, maar ook inspireert en aanspreekt.

Sessie 3: Concept presenteren en feedback verwerken

In de derde en laatste sessie presenteren we het concept van de praatplaat aan de deelnemers. Dit is een belangrijk moment, omdat we feedback verzamelen en bespreken hoe we het concept verder kunnen verbeteren. We moedigen open communicatie aan, zodat iedereen zijn of haar ideeën en suggesties kan delen.

 Na het verzamelen van feedback verwerken we deze in de uiteindelijke versie van de praatplaat. Dit zorgt ervoor dat de visie van de smart campus niet alleen een product is van ons team, maar ook van de input en betrokkenheid van alle stakeholders.

Resultaat: Interactieve praatplaat

Naast de uitgeschreven visie smart campus, hebben we ook een online omgeving gebouwd. In deze interactieve omgeving krijg je de praatplaat uitgelegd aan de hand van de visie. Deze is voorgelegd aan collega's om het verhaal aan te scherpen. Die feedback is meegenomen in de uiteindelijke eindversie die nu gedeeld en geimplementeerd wordt met alle vestigingen.

In deze interactieve omgeving word je volledig door de verschillende onderdelen van de visie begeleidt.

Kijk hier om de volledige online omgeving te bekijken!